NL
Menu

Privacybeleid

Wie zijn wij?

KOZMOZ Design & Display BV:

KOZMOZ, Brusselsepoortstraat 23 – 2800 Mechelen (België)

Het adres van onze website is: www.kozmoz.be

De BV KOZMOZ Design & Display is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens en de eigenaar van de website.

Termen die in dit Privacybeleid gebruikt worden

In dit document gebruiken we de volgende termen:

  • de termen ‘wij’, ‘ons’ en ‘onze’ (en alle hiermee gelijkgestelde termen) verwijzen naar de BV Kozmoz (ingeschreven bij de KBO onder nummer 0865.143.295) en/of eender welke andere onderneming van de groep;
  • de term ‘persoonsgegevens’ verwijst naar alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (d.w.z. een persoon die direct of indirect geïdentificeerd kan worden, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer elementen);
  • de termen ‘u’ en ‘uw’ (en alle hiermee gelijkgestelde termen) verwijzen naar onze contactpersonen, klanten, prospecten, leveranciers, medewerkers en bezoekers van onze website;
  • de overige termen moeten begrepen worden in overeenstemming met de wetten die van toepassing zijn op de gegevensbescherming (in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679).

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Bij Kozmoz vinden we de privacy van de mensen die ons persoonsgegevens doorsturen belangrijk. In dit Privacybeleid zetten we uiteen hoe en waarom wij persoonsgegevens verzamelen, bewaren en gebruiken. U vindt hierin ook nuttige informatie in verband met uw rechten als individu.
Dit Privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens die ons door individuele personen of door organisaties verstrekt worden. De persoonsgegevens die ons verstrekt worden, mogen gebruikt worden voor de doeleinden die we in dit Privacybeleid beschrijven of voor andere doeleinden die op het ogenblik van het vergaren van de gegevens op een andere manier bekendgemaakt worden.

Veiligheid van uw persoonsgegevens

Wij hebben passende veiligheidsmaatregelen genomen om verlies, ongeoorloofd gebruik/ongeoorloofde raadpleging, wijziging of verspreiding van uw persoonsgegevens te voorkomen. We hebben met onze externe dienstverleners strenge confidentialiteitsovereenkomsten gesloten (waarin onze verplichtingen op het vlak van gegevensbescherming opgenomen zijn).
Daarnaast hebben we ook procedures uitgewerkt die ons in staat stellen om elke inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken. We zullen u en de bevoegde instanties hiervan op de hoogte brengen wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Verzamelde gegevens

Hieronder volgt een lijst van de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken:

  • Identiteit en contactgegevens, d.w.z. uw naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, taal, huwelijkse staat, paspoortnummer, eerdere beroepsloopbaan, opleiding of beroepservaring, fiscaal statuut, personeelsnummer, titel en functie, anciënniteit en andere persoonsgegevens in verband met uw voorkeuren die voor onze diensten van belang zijn;
    Financiële- en betalingsgegevens, d.w.z. uw bankrekeningnummer en eender welke andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de verwerking van de betalingen en de voorkoming van fraude, kredietkaart- en debetkaartnummers, verificatiecodes maar ook alle nuttige facturatiegegevens;
  • Commerciële gegevens, inclusief de inlichtingen die verstrekt worden in het kader van de contractuele relatie die u (of uw organisatie) met ons verbindt, of de inlichtingen die ons vrijwillig verstrekt zijn door uzelf of uw organisatie;
  • Profiel en gebruiksgegevens, inclusief uw voorkeuren voor het ontvangen van onze marketinginformatie, uw voorkeuren en de gegevens in verband met het gebruik van onze producten en diensten, onze pagina’s op sociale netwerken en websites, maar ook de diensten die u geraadpleegd hebt of waarvoor u een zoekopdracht uitgevoerd hebt, de laadtijd van de pagina’s, de downloadfouten, de duur van uw bezoeken aan de website en alle analyses in verband met uw interactie op de pagina’s van onze website (zoals scrollen, kliks en muisbewegingen);
  • Technische gegevens, waaronder de gegevens die naar aanleiding van uw bezoeken aan onze website verzameld worden, het IP-adres, de verbindingsgegevens, het type browser en de browser-versie, het type apparaat, de tijdszone, het type plug-in en de versie ervan, het gebruikte besturingssysteem en platform;
  • Gegevens inzake fysieke toegang: gegevens die tijdens uw bezoeken aan onze lokalen verzameld werden;
  • Gevoelige persoonsgegevens: in bepaalde door de wet omschreven omstandigheden kunnen we verplicht zijn om gevoelige persoonsgegevens over u te verzamelen en te gebruiken. Wanneer we gevoelige persoonsgegevens verwerken omdat onze activiteit dit vereist, doen we dit uitsluitend voor het wettelijk voorgeschreven doel.

Indien u ons gegevens aangaande een derde verschaft (een familielid, een werkgever, werknemers, consultants, leveranciers, …), dient u zich ervan te vergewissen dat deze derde op de hoogte is van het gebruik dat van deze gegevens gemaakt zal worden en dat hij u toestemming verleend heeft om ons deze gegevens te verschaffen met het doel ze te gebruiken (deze toestemming geldt eveneens voor onze externe dienstverleners). Indien we voor het verstrekken van bepaalde diensten de persoonsgegevens nodig hebben van personen die verbonden zijn met klanten, vragen we onze klanten om deze personen op de hoogte te brengen van dit document.

Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

In het merendeel van de gevallen ontvangen we persoonsgegevens (1) van onze klanten of derden die namens onze klanten optreden, of (2) van personen die verklaren een van onze evenementen te willen bijwonen en/of onze communicatie te willen ontvangen. Wij kunnen ons ook genoodzaakt zien om uw persoonsgegevens (3) via een derde te verzamelen.

In de volgende omstandigheden is het ons toegestaan om uw persoonsgegevens te verzamelen:

  • wanneer u onze producten koopt;
  • wanneer u onze diensten gebruikt;
  • wanneer u ons diensten aanbiedt of wanneer u ons diensten verleent;
  • wanneer u telefonisch, schriftelijk, via e-mail of met andere elektronische middelen met ons contact opneemt of wanneer u ons rechtstreeks andere gegevens verschaft, zoals tijdens een gesprek met onze medewerkers, consultants of externe leveranciers;
  • wanneer u op onze website of andere onlineplatformen surft, een formulier invult, een vraag stelt of op een andere manier aan interactie doet;
  • wanneer u aan onze evenementen deelneemt of wanneer u zich inschrijft om informatie van ons te ontvangen;
    wanneer we om inlichtingen vragen bij uw organisatie of andere organisaties waarmee u banden hebt, zoals een voormalige werkgever of een onderwijsinstelling;
  • wanneer we informatie opvragen bij externe bronnen zoals overheidsagentschappen, kredietbeoordelingsbureaus of leveranciers van databanken en voorlichtingsdiensten in het kader van voor het publiek toegankelijke dossiers of niet-publieke documenten.

De opdracht die u ons toevertrouwd hebt, zou in het gedrang kunnen komen indien u weigert om de persoonsgegevens te verstrekken die wij dienen te verzamelen hetzij omdat de wet ons hiertoe verplicht, hetzij om uw instructies te kunnen verwerken, hetzij om een overeenkomst te kunnen uitvoeren die ons met u verbindt. In dit geval zouden wij ons genoodzaakt kunnen zien om de verbintenis of de overeenkomst die ons met u verbindt, te annuleren, in welk geval wij u rechtstreeks op de hoogte brengen.

Hoe en op welke basis gebruiken we uw persoonsgegevens?

Wij stellen alles in het werk om uw persoonsgegevens op de meest passende wijze te verwerken – waarbij wij het gebruik van deze gegevens beperken tot wat wij redelijkerwijs noodzakelijk achten – voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

  • De verwerking is noodzakelijk om een overeenkomst uit te voeren waarbij u een partij bent of om maten op te nemen op uw verzoek alvorens een overeenkomst met ons te sluiten:
    • Offertes en gegevens: om uw vragen te beantwoorden of om u informatie te verstrekken over onze diensten (bv. voor demonstraties of offertes);
    • Diensten: om u diensten te verlenen;
    • Administratie: om afbetalingsplannen overeen te komen en de betaling te verkrijgen van de bedragen die u ons verschuldigd bent;
    • Verbintenis van de klant: om u als klant in onze databank op te nemen;
    • Werkzoekenden: om sollicitaties te verwerken;
    • Beheer van leveranciers: om de relatie met onze leveranciers te beheren (en interactie op het vlak van administratie, facturatie en betalingen mogelijk te maken). Indien een leverancier ons helpt om diensten te verlenen aan onze klanten, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om deze relatie te beheren.
  • In de volgende gevallen kunnen wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens te verwerken:
    • conformiteitscontroles, screening en registratie (bijvoorbeeld: witwassen van geld, financiële en kredietcontroles, voorkoming en opsporing van fraude en misdaad, wetten inzake handelssancties en -embargo’s);
    • bijhouden van bestanden: wij zijn bijvoorbeeld verplicht om een bestand bij te houden met de persoonsgegevens van alle mensen die onze direct-marketingcommunicatie geweigerd hebben;
    • naleving van de regelgeving inzake boekhouding, belasting en sociale zekerheid.
  • Indien u ons uw toestemming verleent om uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden te verwerken:
    • u algemene informatie toesturen, u op de hoogte brengen van de evenementen die wij organiseren of waaraan wij deelnemen, en/of u informatie verstrekken aangaande onze producten en diensten of aangaande de producten en diensten van derden waarvoor u naar onze mening belangstelling zou kunnen hebben;
    • informatie verzamelen waarmee we de kwaliteit van onze communicatie kunnen verbeteren door deze te personaliseren in functie van uw eigen verwachtingen.
  • De verwerking is noodzakelijk met het oog op onze gerechtvaardigde belangen:
    • om onze relatie met u te beheren en onder meer de boekhouding te voeren, controles te organiseren en maatregelen te implementeren met het oog op de correcte uitvoering van onze zakelijke relatie (onder meer het identificeren van de personen die gemachtigd zijn
    • om onze klanten, leveranciers of dienstverleners te vertegenwoordigen);
    • om over te gaan tot het controleren van antecedenten, uitsluitend wanneer deze controle noodzakelijk is om fraude te voorkomen;
    • om enquêtes uit te voeren (in verband met bijvoorbeeld trends, reclame, de doeltreffendheid van het marketingbeleid);
    • om onze diensten en communicatie te analyseren en te verbeteren, en om toe te zien op de conformiteit met onze policy’s en normen;
    • om de toegang tot onze lokalen te beheren en de veiligheid te verzekeren;
    • om de veiligheid van ons netwerk en ons informaticasysteem te garanderen, en om veiligheidsdreigingen, fraudegevallen en andere criminele of kwaadwillige activiteiten te voorkomen of op te sporen;
      voor verzekeringsdoeleinden;
    • om onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen;
      om u op de hoogte te brengen van de jongste ontwikkelingen en om u reclame en andere informatie over onze producten, diensten, evenementen en initiatieven te bezorgen (inclusief een nieuwsbrief);
    • om informatie te verzamelen waarmee we de kwaliteit van onze communicatie kunnen verbeteren door deze te personaliseren in functie van uw eigen verwachtingen.

Wie heeft nog meer toegang tot uw persoonsgegevens?

In bepaalde omstandigheden kunnen wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens met derden te delen. Wij delen deze informatie uitsluitend wanneer het ons wettelijk toegestaan is om dit te doen.
Wanneer u als klant persoonsgegevens aan ons verstrekt, gaan wij uit van het principe dat wij deze gegevens mogen doorgeven wanneer dit naar ons redelijk oordeel noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht (zoals vermeld in dit Privacybeleid) of wanneer de ter zake geldende wetgeving dit vereist, tenzij u ons schriftelijk verzoekt om dit niet te doen.
Wij delen uw persoonsgegevens:

  • met onze zakenpartners, dienstverleners en andere verbonden derden: om u gebruik te laten maken van onze diensten is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens met onze zakenpartners moeten delen.
    Wij doen regelmatig een beroep op externe dienstverleners op de volgende domeinen: informatica, voorkoming van het witwassen van kapitaal en de financiering van terrorisme, beheer en analyse van het kredietrisico en andere controles in verband met fraude en criminaliteit, evenementenbeheer, voorlegging van documenten, zakelijk en juridisch onderzoek, secretariaatsdiensten, marketing, commerciële ontwikkeling en beheer van de installaties;
  • wanneer de wet- of regelgeving ons hiertoe verplicht: wij merken op dat de geldende wet- of regelgeving ons in bepaalde omstandigheden kan verplichten om persoonsgegevens mee te delen, met name aan de overheidsinstanties die belast zijn met de wetshandhaving of in het kader van gerechtelijke procedures.

Internationale overdracht van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens doorgeven aan andere landen, inclusief landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’), beschermen we deze in overeenstemming met de bepalingen van dit Privacybeleid.
Hoewel het rechtsstelsel van bepaalde landen buiten de Europese Economische Ruimte een lager gegevensbeschermingsniveau garandeert dan het niveau dat in de EER geldt, stellen wij alles in het werk om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt met inachtneming van dit Privacybeleid. Wij geven slechts persoonsgegevens door aan deze landen om de hierboven opgesomde doeleinden te realiseren en doen er daarbij alles aan om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot ons gebruik van uw persoonsgegevens:

  • Recht van inzage: Het recht van inzage houdt in dat u een kopie van uw persoonsgegevens kunt verkrijgen. Zo kunt u begrijpen hoe en waarom wij ze gebruiken, en verifiëren of we dit doen in overeenstemming met het wettelijk kader. Er bestaan echter enkele uitzonderingen op dit recht, die ons toestaan om de toegang tot de verstrekte gegevens te weigeren. Dit is meer in het bijzonder het geval indien u persoonsgegevens van een derde hebt verstrekt, of indien de wet ons verbiedt om deze gegevens te verstrekken.
    Recht op rechtzetting: Indien bepaalde van uw persoonsgegevens onjuist zijn, hebt u het recht om een rechtzetting te vragen. U kunt ontbrekende gegevens ook vervolledigen. U wordt verzocht om met behulp van onderstaande contactgegevens met ons contact op te nemen zodat wij uw persoonsgegevens kunnen actualiseren indien ze onjuist zijn of indien ze gewijzigd zijn. Wij wijzen elke aansprakelijkheid af in geval van verlies indien u ons onjuiste, valse, vervalste of onvolledige gegevens meegedeeld hebt.
  • Recht op wissing: U kunt vragen dat uw persoonsgegevens gewist worden. Dit is geen absoluut recht (de wet kan ons bijvoorbeeld verplichten om uw gegevens te bewaren) en het geldt slechts in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld wanneer de actie waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelden, afgelopen is waardoor de bewaring van deze gegevens nutteloos wordt, of wanneer uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verzameld werden).
  • Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Indien u een bepaalde reden hebt die een beperking van de verwerking rechtvaardigt, kunt u ons vragen om slechts in beperkte mate gebruik te maken van uw gegevens. Dit kan het geval zijn indien u zich zorgen maakt over de gegevens waarover wij beschikken of over de manier waarop wij deze gegevens verwerken.
  • Recht op ov eid: U hebt het recht om ons te verzoeken om de mededeling van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U beschikt ook over de mogelijkheid om ons te vragen om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht op overdraagbaarheid geldt slechts indien uw toestemming of de vereisten van een overeenkomst de rechtsgrond vormden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, en indien wij deze verwerken met geautomatiseerde middelen (papieren documenten zijn bijvoorbeeld uitgesloten).
  • Recht van bezwaar: U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van direct-marketingcampagnes. In andere, welbepaalde omstandigheden hebt u eveneens het recht om zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te verzetten door ons te vragen om de toegang hiertoe te blokkeren, te wissen of te beperken.
  • Geautomatiseerde individuele besluitvorming: U hebt het recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing – inclusief inzake de beoordeling van bepaalde aspecten van uw persoonlijkheid – die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking gebaseerd zou zijn en waaraan voor u rechtsgevolgen verbonden zouden zijn of die u op een vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate zou treffen. Dit is geen absoluut recht en geldt slechts in bepaalde omstandigheden. U wordt persoonlijk op de hoogte gebracht indien wij overgaan tot een geautomatiseerde individuele beslissing.
  • Klachten: In geval van geschil met betrekking tot uw persoonlijke levenssfeer verbinden wij ons ertoe om alles in het werk te stellen om een minnelijke schikking met u te treffen. Indien u echter meent dat wij daar niet in geslaagd zijn, kunt u klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende overheid van het land waar u uw gebruikelijke verblijfplaats hebt, of van het land waar u uw beroep uitoefent, of van het land waar naar uw mening een inbreuk gepleegd is op de wetten aangaande de gegevensbescherming (voor België, zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). U hebt ook het recht om een vordering in te stellen voor de rechtbank.

U kunt op elk moment een van de hierboven opgesomde rechten doen gelden door met ons contact op te nemen met behulp van de contactgegevens op het einde van dit document. Bij twijfel zouden wij genoodzaakt kunnen zijn om een kopie te vragen van uw identiteitskaart, uw paspoort of een ander geldig document dat uw identiteit kan aantonen.

Intrekking van toestemming

U kunt op elk ogenblik de toestemming intrekken die u ons hebt verleend voor de verwerking van persoonsgegevens. Zodra wij op de hoogte zijn van de intrekking van uw toestemming, stellen wij een einde aan de verwerking van de gegevens voor de doeleinden waarvoor u ons toestemming verleend had, behalve indien een andere rechtsgrond de voortzetting van deze verwerking rechtvaardigt.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens slechts gedurende de termijn die vereist is om de doelstellingen te realiseren waarvoor we de gegevens verzameld hebben, inclusief de termijn om aan de wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen en de rapporteringsvereisten tegemoet te komen, en desgevallend gedurende de termijn die vereist is om de verdediging van onze belangen te verzekeren in het kader van gerechtelijke vorderingen, tot het einde van deze procedures of tot het verstrijken van de wettelijke bewaringstermijn.
De gebruikelijke bewaringstermijn van persoonsgegevens waarvan de verwerking vereist is voor de uitvoering van een overeenkomst is 10 jaar, te rekenen vanaf het einde van deze overeenkomst of de afsluiting van het dossier.
De wet- en regelgeving voorziet in enkele uitzonderingsgevallen waarvoor een langere of kortere bewaringstermijn voor persoonsgegevens geldt. Voor meer informatie kunt u steeds met ons contact opnemen via de contactgegevens die op het einde van dit document vermeld staan.
Na afloop van de toepasselijke bewaringstermijn vernietigen wij uw persoonsgegevens in alle veiligheid en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Wijzigingen van ons Privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen met het doel de bepalingen te actualiseren, elke wijziging in de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken hierin op te nemen of rekening te houden met de nieuwe wettelijke vereisten. Elke wijziging die in dit Privacybeleid aangebracht wordt, zal op deze pagina aangekondigd worden.

Cookies

Voor meer informatie over het gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën, kunt u hier ons cookiebeleid raadplegen

Contactgegevens

Gelieve uw vragen, opmerkingen en verzoeken in verband met ons Privacybeleid te richten aan:
KOZMOZ
Adres: Brusselsepoortstraat 23 – 2800 Mechelen (België)
E-mail: info@kozmoz.be